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Poste client : pourquoi sa gestion est si importante ?

En comptabilité, la gestion du poste clients est un aspect primordial car l’accumulation des impayés peut entraîner de graves problèmes financiers. Que peut faire une entreprise pour gérer au mieux ce poste ?

Quelle est l’importance de la bonne gestion du poste clients ?

Dans un bilan comptable, le poste clients est noté au niveau de l’actif (autrement dit, toutes les ressources dont dispose l’entreprise). Il s’agit d’un actif circulant qu’on appelle aussi actif à court terme car il ne figure au bilan comptable que pour un seul exercice. Il peut représenter une portion non négligeable de l’actif de l’entreprise.

Quand des incertitudes planent sur ce poste clients, cela risque d’avoir des répercussions dramatiques sur l’entreprise. Pourquoi ? Parce qu’il est en relation directe avec le BFR ou besoin en fonds de roulement. Ce besoin en fonds de roulement est impacté par les différentes modifications de la trésorerie (encaissements et décaissements). La formule du BFR est la suivante :

BFR = actif circulant (ou actif à court terme) – passif circulant (ou passif à court terme)

L’actif circulant est égal à la somme des créances, des stocks et d’éventuelles valeurs mobilières de placement. Le BFR doit être le plus bas possible. Idéalement, il doit être négatif (en pratique, ce n’est pas toujours possible à cause d’un certain niveau de stocks qui doit être maintenu). Si une entreprise n’encaisse pas suffisamment de factures de ses clients, cela signifie que ses créances sont élevées et il en va de même pour son BFR. Cela veut dire qu’elle ne peut potentiellement pas faire face à ses emplois à court terme, autrement dit à ses dettes fournisseurs. Evidemment, cela représente une menace directe sur la santé financière de l’entreprise.

Comment améliorer la gestion du poste clients ?

La gestion du poste clients regroupe un ensemble d’opérations comme l’établissement de devis et factures, le suivi des factures émises, l’encaissement des factures réglées selon des échéances préalablement fixées et le recouvrement des éventuels impayés. Plus la taille de l’entreprise augmente et plus il devient difficile pour elle de gérer l’ensemble de ces opérations. Elle peut alors envisager ces deux solutions pour éviter de se retrouver dans une situation de conflit avec ses clients :

  • L’informatisation : elle peut représenter un énorme gain de temps car les informations sont immédiatement accessibles. Les logiciels de gestion permettent par ailleurs d’avoir une vue d’ensemble de la gestion de ses factures et d’être tenu au courant des échéances et d’éventuels dépassements des dates prévues. L’informatisation peut passer par un simple tableur Excel ou par des logiciels de facturation et de devis.
  • L’affacturage : l’affacturage ou le factoring permet à l’entreprise de récupérer le montant de ses créances en ayant recours à un intermédiaire appelé factor. Cet intermédiaire va estimer le risque que représentent les clients et constituer un fonds de garantie. Il paie alors l’équivalent de l’ensemble des créances. L’entreprise et le factor sont unis par un contrat d’affacturage qui établit les modalités de leur relation.

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